ECサイトの運営には多くの労力が必要となりますが、「ECサイト運営にかかる社内での負担を軽減したい」「複数のECサイトの受注や在庫状況をまとめて管理したい」という場合に、ECサイトの一元管理システムを活用する会社が多いです。
では、一元管理システムにはどのような機能が搭載されており、会社にどのようなメリットがあるのでしょうか。
本記事では、ECサイトの一元管理システムの主な機能や導入するメリット・デメリットを解説します。
結論として、一元管理システムの利用により複数のサイトを行き来しなくても各種管理が可能 となるため、ECサイト運用の効率化に役立つほか、様々なメリットがあるのです。
導入する際の注意点についても紹介していきますので、ぜひこの記事を参考に、ECサイトの一元管理システムについて理解を深めていただけたらと思います。
ECサイト一元管理システムとは
ECサイトにおける一元管理システムとは、ECサイトの受発注や商品登録、仕入れなどの情報を集約し、まとめて管理できるシステムです。
EC運営を行う中で、取り扱う商品が増えたり、出品するECモールが増加したりすると、情報が膨大になり管理が煩雑化しやすくなるほか、人的ミスも起きやすくなるため、業務の品質が安定しません。
そのため、ECサイト運用における業務を連携させ、効率良く行えるようになる一元管理システムは多くのECサイトで採用されています。
EC一元管理システムの主な機能
ECサイトの一元管理システムを導入すると、どのような業務を効率化できるのでしょうか。
導入するシステムによっても異なりますが、主に以下の機能が利用できます。
- 受注管理
- 在庫管理
- 商品登録
- 発注・仕入管理
- 売上・決済管理
- 出荷管理
- メール送信
- 分析
一元管理システムの機能について、それぞれ詳しく見ていきましょう。
受注管理
自社ECサイトや複数のECモールで受けた商品の注文情報を一元管理する機能です。
各サイトの管理画面にて行っていた受注作業をシステムに集約できるため、商品出荷までの作業工数の削減に繋がります。
システムによっては、複数のECモールからの注文データの定期的な一括取り込み機能が搭載されていたり、「入金待ち」「発送待ち」といった受注伝票の内容に応じた自動振り分けの機能が搭載されていたりするので便利です。
在庫管理
一元管理システムによって、自社サイトや各ECモールの在庫情報を連携させる機能です。
商品が購入されたり、キャンセルや返品があったりすると自動で在庫数が反映されます。
システムによっては、在庫が切れる前のタイミングで発注を共有する機能を搭載しているものもあり、これを活用すれば、補充管理が楽になるほか、「注文を受けたけれど在庫が足りなかった」といった販売機会の損失を未然に防ぎ、顧客満足度向上に繋がるでしょう。
商品登録
商品名や商品画像、商品説明文、などの商品データを一元管理する機能です。
通常、複数のECモールに商品を出品する場合には、モールごとに同じ登録作業を繰り返さなければなりませんが、一元管理システムに商品データを登録すれば、全てのECモールに反映されます。
それだけではなく、変更や追加も一括で行えるため、各サイトで行わなければならない作業を短縮することが可能です。
発注・仕入管理
発注書を自動で出力したり、発注残数の確認をしたりできる機能です。
発注書はPDFやCSVなど任意の形式でダウンロードできます。
発注を受けた商品に対して仕入処理を行うと、全てのECサイトの在庫も自動で連携するため、効率化を図れます。
売上・決済管理
決済システムと連携し、入金の確認が自動で行える機能です。
入金確認の手間や漏れを防ぐことができるほか、販売管理データを利用し、請求された金額と入金が正しいかチェックできます。
また、売上データは自動で集約、可視化されるため、マーケティング施策にも役立つのです。
出荷管理
自社もしくは委託している倉庫システムと連携し、出荷作業に必要なピッキングリストを出力し、倉庫へ出荷指示を出したり発送メールの送信を自動で行ったりする機能です。
また、入荷した際にも各ECサイトの在庫数が自動に更新されます。
メール送信
顧客へのメールを自動送信する機能です。
顧客が自社ECサイトやECモールで商品を購入すると、以下のメールの送信が必要になります。
- 注文確認メール
- サンクスメール
- 入金確認メール
- 発送連絡メール
- フォローメール
各工程で必要な時に自動送信されるため、作業負担が軽減できるほか、送り忘れや送り間違いを防ぐことも可能です。
また、顧客からメールで問い合わせがあった際に、問い合わせ内容に応じて担当に自動で振り分ける機能もあります。
分析
一元管理システムの中には、ECサイトの分析機能が搭載されているものもあります。
自社が出品する全店舗のデータを一括で管理できるため、売上や顧客情報を分析するなど、マーケティングに役立つデータを算出することができるだけではなく、月別の決算処理といった経理業務にも対応できる点が便利です。
ECサイトの一元管理システムを導入するメリット
ECサイトの一元管理システムの活用は、主に以下のメリットがあります。
- ヒューマンエラーをなくす
- 業務の効率化
- 業務時間や人件費の削減
- 売上の向上
- 顧客満足度の向上
それぞれ詳しく説明していきますので、システムの導入を検討している方は参考にしてください。
ヒューマンエラーをなくす
一元管理システムを導入していないということは、一つひとつの作業を目視や手作業で行わなければなりません。
どんなに注意していてもヒューマンエラーは起こってしまうものであり、ミスが発生すると顧客とのトラブルに繋がる恐れがあるので注意しなければなりません。
特に、扱う商品が多かったり、複数のECモールを運用したりする場合にはヒューマンエラーが多くなりがちです。
しかし、異なる業務を一元管理できるようになれば、ヒューマンエラーやそれによるトラブル防止に繋がります。
業務の効率化
ECサイトの一元管理システムは自社サイトや複数のECモールの受発注作業や在庫情報などを全てまとめて管理できます。
これまでバラバラに運用していた業務を一元管理することで、様々な管理画面を行ったり来たりして作業する必要がなくなるほか、同じ作業を複数のECサイトで繰り返す必要もないため、業務効率化に多いに役立つのです。
EC運用における工数を減らし、作業負担を低減できるため、離職率低下にも繋がります。
業務時間や人件費の削減
業務効率化による社員の業務時間の削減や人件費の削減も期待できます。
ECサイト運営にかかる業務の時間を減らすことができれば、会社のコア業務に専念できるようになり、生産性が向上するのです。
また、様々な作業がシステムで一元化され、自動で行われるため、新たな人材を確保する必要がなくなります。
売上の向上
ECサイトの一元管理システムを導入すると、売上アップも期待できます。
これまで手作業で行っていた業務を自動化できるようになると、空いた時間を使って売上向上に繋げるためのキャンペーンや新たな商品展開などへの取り組みに注力でき、売上向上を目指せるのです。
また、在庫管理が適切に行えるようになれば、在庫切れを防止でき、販売機械の損失が減少して売上アップに繋がるでしょう。
売上最大化を実現するのであれば、分析機能も備えたEC一元管理システムを利用するのが有効です。
顧客満足度の向上
ECサイトの一元管理システムを活用すると、受注管理にかかる時間が短縮できるため、商品の出荷が早くなり、結果として顧客満足度向上に繋がります。
また、顧客が商品を購入した際や入金が完了した際、商品が発送された際に自動ですぐにメールが届くため、安心感を与えられるでしょう。
顧客満足度の向上が会社全体のイメージアップや売上向上にも直結するため、企業側にとっても大きなメリットであるといえます。
ECサイトの一元管理システムを導入するデメリット
ECサイトの一元管理システムの活用は、多くのメリットがある一方で、以下のデメリットもあります。
- コストがかかる
- 業務フローの見直しが必要
- システム操作に慣れるまで時間がかかる
ここでは、ECサイトの一元管理システムを導入するデメリットと対策方法について説明していきますので、メリットとデメリット両方を比較して検討しましょう。
コストがかかる
ECサイトの一元管理システムの導入する際には、導入コストとランニングコストを考慮しなければなりません。
ランニングコストには、月々のライセンス費用やオプション料金、受注件数に応じた従量課金などがあります。
そのため、導入する前に費用対効果を検証する必要があるでしょう。
料金体系はシステムを提供する会社やプランによっても異なるため、機能や費用について複数社比較するのもおすすめです。
業務フローの見直しが必要
ECサイトの一元管理システムを導入するとこれまでの業務手順が変わるため、業務フローの見直しが必要になります。
システムの導入により業務負担は大きく削減できる可能性は高いですが、業務内容が変更することに戸惑いを感じる社員も出てくるでしょう。
また、人員配置の変更や新たなマニュアルの作成も必要です。
そのため、システムをスムーズに導入するためにも、あらかじめ導入の目的やシステムの操作方法などを社員に周知しておかなければなりません。
システム操作に慣れるまで時間がかかる
新しいシステムの導入した後は、操作に慣れるまで時間がかかるものです。
そのため、専門家を読んで研修会を開いたり、操作マニュアルを作成したりするなどの工夫が必要です。
システムの操作に時間がかかるだけではなく、教育コストもかかる可能性がある点を覚えておきましょう。
ECサイトの一元管理システムを利用する際の注意点
ECサイトの一元管理システムを導入するにあたってのメリットやデメリットをご紹介しましたが、自社にとって最適なシステムを活用することが重要です。
ここではシステムの利用を検討する際に注意していただきたいポイントについて説明していきます。
導入目的や自社に必要な機能を明確化する
一元管理システムは、提供する会社やサービスによって搭載されている機能は大きく異なります。
導入後に自社で活用したい機能が搭載されておらず、無駄に労力や費用がかかってしまう恐れもあるのです。
そのため、ECサイト運用にあたっての自社の課題やシステムを導入する目的を明確にしておき、どのような機能が必要かを洗い出しておく必要があります。
提供する会社によっては、システムの無料体験ができるケースもあるため、導入前に活用してみるのもおすすめです。
自社の基幹システムと連携できるか確認する
一元管理システムを導入する際は、あらかじめ自社の基幹システムを連携できるのか確認しておくことも重要です。
既存のシステムとECサイトの一元管理システムが併用できなければ、一元管理システムの最大のメリットである業務効率化を妨げてしまう恐れがあります。
そのため、導入後の手間を最小限に抑えるためにも、自社システムとの連携性はチェックしておきましょう。
プラン内容や料金体系を確認する
一元管理システムのプラン内容によって、機能や料金が異なります。
そのため、費用対効果を検証したうえで、自社のニーズに応じた機能が搭載された、かつ予算内に収まるシステムを導入するのが望ましいです。
また、事業規模が拡大したり、将来的に使いたい機能が増えたりした時に備えて、後からオプションで機能を追加できるかも確認しておくと良いでしょう。
自社に合ったシステムを活用して業務効率化を図ろう
ECサイトの一元管理システムには、受注や在庫管理の自動化や、商品を各ECサイトで一括登録できるなどの様々な機能搭載されており、複数のECサイト運営を効率よく行えるようになります。
ただし、導入コストやランニングコストの負担や社内への周知、教育が必要になるなどのデメリットもあるため、メリットやデメリットを比較したうえで、自社に必要だと判断したら、必要な機能が搭載されたシステムの導入を目指しましょう。
ECサイトの一元管理システムの導入を検討中の方は、ぜひこの記事を参考にして最適なシステムを探してみてください。
